Una din cele mai importante sarcini a departamentului de achiziții este aceea de a reduce costurile prin optimizarea stocurilor. Un task nu atât de ușor, pentru că trebuie jonglat în permanență și evitat atât suprastocul, cât și rupturile de stoc. O linie fină și un echilibru destul de dificil de menținut, fără un proces de urmărire și optimizare continuă.
Dimensionarea corectă a stocurilor
Efectele unei dimensionării greșite duc la:
-
Ruptură de stoc, ceea ce se traduce prin întârzierea livrării sau a producției, încălcarea termenelor de livrare agreate prin contract și, ulterior, pierderi financiare.
-
Suprastocul înseamnă bani blocați în stocuri
De această dimensionare sunt responsabile, de la departamentul de planning, achiziții și logistică, la management, responsabil cu alocarea banilor. Dimensionarea nivelurilor de stoc cantitativ-valoric se face calculând valoarea medie a stocurilor pe ultimele 6 luni, comparativ cu media vânzărilor din aceeași perioadă, luând în calcul eventualele creșteri prevăzute plus un procent reprezentând stocul de siguranță.
Dacă valoarea medie a stocurilor este mult mai mare decât media vânzărilor, înseamnă că sunt prea mulți bani blocați, iar dacă valoarea este mai mică, înseamnă că nivelurile trebuie ajustate, pentru a evita situațiile de out-of-stock.
Beneficiile dimensionării corecte
Dimensionarea corectă a stocurilor vă ajută să creșteți eficiența prin minimizarea întreruperilor în producție sau a livrării comenzilor către clienți și implicit a pierderilor financiare. Efectele suprastocului sau rupturilor de stoc nu sunt doar cele imediate, ci există un adevărat lanț de efecte care se propagă.
Lipsa stocului produce efecte în fluxurile operaționale. În producție, de exemplu, costurile oricărei întârzieri sunt enorme: atât mașinile și utilajele de producție, cât și muncitorii stau. Iar efortul de a pune în producție o altă comandă în locul celei pentru care lipsește materia primă, înseamnă și el un cost suplimentar. Rezultatul se vede în costul final al produsului, care va crește, reducând astfel rata de profit. Ca să nu mai vorbim despre costurile suplimentare de transport special și despre penalizările venite din partea clienților pentru orice oră sau zi de întârziere.
Întreruperile și întârzierile livrărilor pot fi anticipate și evitate folosind soluții software implementate și folosite în mod corect. Automatizarea proceselor de achiziție, urmărirea corectă a stocurilor prin utilizarea codurilor de bare și automatizarea procesului de inventar în timp real sunt elementele care conduc la o mai bună planificare și execuție a comenzilor.
Implementarea unui software de management al resurselor vă ajută să calculați și să vă planificați mult mai eficient stocurile.
Companiile care activează în distribuție și care au implementat soluția completă pentru distribuție de la BITSoftware au reușit, de-a lungul anilor, să-și optimizeze stocurile, costurile, au eliminat pur și simplu eroarea umană și-au îmbunătățit timpul de operare și de livrare a comenzilor.
