Implementarea unui sistem ERP este o inițiativă costisitoare, atât ca timp, cât și ca resurse, iar beneficiile acestuia se văd în timp și doar dacă implementarea este făcută corect. Panorama Consulting spune că că 1 din 5 proiecte de implementare sunt supuse eșecului.
Cum să vă asigurați că implementați soluția ERP potrivită? Iată câteva sugestii.
Alegerea soluției ERP
Alegeți soluția ERP potrivită nevoilor business-ului pe care îl conduceți și al industriei din care faceți parte. Creați încă din etapa de căutare a soluției potrivite o listă a cerințelor, pentru ca aceasta va duce ulterior la un proces de implementare fără probleme. Asigurați-vă că soluția reușește să acopere întreaga listă a cerințelor tuturor departamentelor sau măcar un număr cât mai mare, astfel încât să evitați eventuale costuri cu dezvoltarea funcționalităților pe care soluția ERP aleasă nu le deține.
TCO (Cost total de proprietate)
Luați în calcul costul total de proprietate, mai ales dacă aveți de ales între ERP în cloud sau ERP on-premise. Software-ul în sine costă bani, dar nu uitați și de echipamentele hardware de care s-ar putea să aveți nevoie, de costurile de consultanță, de costurile cu resursele interne pe care le utilizați în timpul procesului de implementare sau de costurile de upgrade ale sistemului ERP la versiuni mai noi.
Partenerul potrivit
La fel ca și în viață, asigurați-vă că plecați la drum cu partenerul potrivit. Nu doar soluția software este importantă, ci și serviciile de implementare, de consultanță și de suport. Degeaba soluția software vă convinge, dacă după terminarea procesului de implementare, furnizorul soluției uită să vă răspundă la solicitările de asistență.
Roadmap
În cazul integrării unui nou angajat în cadrul firmei, se elaborează un roadmap în care se menționează care este procesul de integrare cu toți pașii aferenți, cine sunt responsabilii pentru integrarea, trainingul și coaching-ul noului angajat și care sunt obiectivele în timp. La fel trebuie să se întâmple și în cazul implementării soluției ERP. Un roadmap al implementării vă ajută să planificați și să controlați mult mai atent acest proces, să detaliați toate funcționalitățile, dar și eventualele îmbunătățiri sau personalizări de care ați putea avea nevoie, care sunt pașii de urmat, cine sunt actorii implicați în tot acest proces și care sunt obiectivele, atât pe termen scurt, cât și pe termen lung.
Echipa
Stabiliți echipa interdepartamentală care va fi implicată în procesul de implementare și stabiliți exact rolul fiecărui membru din echipă, precum și nivelul decizional și o cale clară de escaladare pentru fiecare, astfel încât să știe foarte clar când și cui poate solicita ajutorul în privința unor decizii care îi depășesc autoritatea.
Trainingul
Resursele cele mai importante ale unei companii sunt oamenii, de aceea este important să nu neglijați partea de training. Creați un plan complet de instruire pentru toți utilizatorii sistemului ERP și asigurați-le tot suportul pentru ca aceștia să se adapteze cu succes la utilizarea acestui nou sistem. Un angajat nepregătit și care nu înțelege pe deplin cum funcționează sistemul poate deveni frustrat și poate căuta metode de păcălire a sistemului. Dacă neglijați trainingul din motive financiare, s-ar putea să se dovedească că această mișcare este mult mai costisitoare decât eventuala economie pe care o faceți.
