Acum ceva vreme am aflat de la un colaborator de-al nostru cu o largă experiență în domeniu, că și implementarea de sisteme ERP se degradează sau mai direct spus: legea entropiei se aplică și în acest caz. Am fost surprins de această afirmație pentru că mă gândeam: implementarea nu-i o bucată de brânză uitată în frigider care… știți voi ce se întămplă cu ea. Deși activam de ceva vreme în domeniu, nu am avut ocazia să cuget la acest aspect, aceasta și pentru că după ce termini o implementare treci la alta și tot așa până la victoria finală.
O scurtă explicație: proiectele de implementare au, în cele mai multe cazuri, obiective și termene foarte clare care sunt, de cele mai multe ori, îndeplinite și respectate. Beneficiile urmărite, însă, prin implementarea sistemelor informatice se încăpățânează să nu apară imediat ce tu ai obținut documentul de acceptanță. Acestea rămân a fi culese ulterior de către utilizatorii aplicației. Și ele apar: uneori mai timide, precum ghioceii din zăpadă, alteori mai evidente.
Dar așa cum au apărut, timide sau nu, după o perioadă de timp, beneficiile unui sistem integrat pot dispărea în neant. De exemplu: managerii obțin rapoarte după prelucrări multiple în Excel, deși implementatorul a livrat un sistem complet de raportare. Contabilii fac uneori adevărate cascadorii (sau note contabile) ca să închidă luna.
Și atunci te întrebi: ce s-a întâmplat de s-a degradat implementarea, draga de ea, că nu au trecut decât doi ani de când te-ai despărțit de ei. Eee, în doi ani se pot întâmpla multe. Constați că au avut loc o serie de schimbări, cum ar fi: nu mai sunt chiar aceași oameni cu care ai implementat, au apărut manageri noi, au plecat cei vechi; s-a terminat criza; firma a mai deschis o filială etc.
Da, concluzia este clară: implementările de ERP se degradează în timp dacă beneficiarul implementării nu are un plan de întreținere a sistemului pe care-l folosește în fiecare zi.
În ce constă această întreținere?
- în primul rând menținerea vie a structurii care susține implementarea. Centrul de competență compus din administratorul de aplicație și utilizatorii cheie este cel care trebuie menținut în formă cu privire la utilizarea eficientă a aplicației. E bine ca aceștia să participe și după terminarea implementării la cursurile ulerioare organizate de către furnizorul de ERP pentru a păstra legătura cu cele mai bune practici sau noile dezvoltări și versiuni ale aplicației ERP.
- implementarea unui sistem de control intern al operării datelor în timp real, al eliminării duplicatelor: articole, clienți, furnizori.
- asigurarea unui canal de comunicare între implementatori și utilizatorii beneficiarului previne de cele mai multe ori implementări interne eronate ale unor cerințe sau situații noi.
- stabilirea unui plan/buget anual care să răspundă la întrebarea: ia să vedem ce mai implementăm anul acesta? nu poate decât să prevină deprecierea implementării.
Și aș putea continua lista, dar nu vreau să plictisesc prin enumerări prea lungi. Acum că v-am împărtășit câteva din constatările mele, vă mai dezvălui una: implementarea unui sistem ERP este continuă; nu se termină niciodată sau cel puțin nu atâta timp cât compania se dezvoltă și crește.
