Managerii de proiect din companiile de servicii au un obiectiv clar: să livreze proiecte cât profitabile. Finalizarea acestora la timp, precum și respectarea condițiilor stabilite prin contract, nu sunt însă tocmai ușoare. Managerii sunt deseori obligați să se bazeze pe procese manuale pentru urmărirea proiectelor, sarcină care poate deveni copleșitoare și foarte consumatoare de timp. Dacă atât configurarea proiectului, bugetarea, alocarea de resurse și monitorizarea derulării proiectului se fac manual, livrarea proiectului la timp și în limita bugetului poate fi sarcină dificilă, dacă nu chiar imposibilă.
Noi am identificat anumite probleme comune care îngreunează îndeplinirea obiectivelor. Haideți să vedem împreună de ce uneori proiectul depășește bugetul și ratează termenele limită.
Vizibilitate redusă asupra proiectului
Una dintre principalele cauze ale proiectelor care depășesc bugetul este că managerii nu au o înțelegere clară a stării proiectului. De multe ori, echipele folosesc tool-uri diferite pentru a actualizarea stării proiectului, creând rapoarte de stare incomplete și o imagine fragmentată. Aceste instrumente diferite, fie că Excel-uri sau soluții software dedicat de gestionare a proiectelor, pot duce la o lipsă de standardizare în ceea ce privește monitorizarea KPI-urilor și la dificultăți de actualizare a tablourilor de bord. Această lipsă de coeziune creează incertitudine suplimentară și un efort substanțial din partea managerului de proiect atunci când trebuie să urmărească sau să raporteze care este statusul proiectului sau aspectele financiare legate de acesta. Și, în final, toată această lipsă de vizibilitate și incertitudine asupra datelor colectate pot duce la o viziune nerealistă asupra performanței și profitabilității proiectului.
Lipsa de colaborare și comunicare
Managerii de proiect trebuie adesea să facă față comunicării deficitare între membrii echipei pe care o conduce. Utilizarea e-mail-ului sau a chat-ului face extrem de dificil de urmărit actualizările de stare a proiectului. De exemplu, atunci când stările proiectului sunt date verbal în loc să fie urmărite într-un sistem, se pot pierde anumite informații, ceea ce duce, din nou, la inexactități în rapoarte. Iată de ce lipsa de colaborare și de comunicare într-un mod eficient pot duce la întârzieri de predare a proiectului sau la depășiri de buget.
Alocarea deficitară a resurselor
Pentru companiile de servicii, maximizarea numărului de ore facturate pe angajat este esențială pentru menținerea fluxului de numerar și creșterea profitului. Dacă compania nu poate identifica angajații cei mai potriviți pentru a lucra la proiecte specifice, înseamnă că nu își utilizează în mod corespunzător resursele. De asemenea, într-un mediu de lucru cu ritm rapid, lucrările manuale sau administrative încetinesc și diminuează efortul care ar putea fi mai degrabă îndreptat către finalizarea proiectului la timp. Este clar, orele nefacturabile afectează veniturile.
Lipsa de precizie în facturarea orelor prestate
Este complicat de urmărit orele prestate pe proiect și facturarea lor, atunci când membrii echipei raportează efortul pe email, chat, verbal sau pe Excel-uri. Ca să nu mai vorbim despre faptul că poate raportarea nu se face mereu la timp. Și mai complicată devine apoi facturarea tuturor acestor ore, ceea ce, din nou, afectează performanța proiectului și profitabilitatea sa.
Acestea sunt, desigur, doar câteva dintre piedicile cu care chiar și noi ne-am confruntat, nu doar clienții noștri. Tocmai pentru că am trecut prin toate aceste provocări, am venit cu o soluție completă pentru zona de servicii.
Cu această soluție completă pentru industria de servicii, companiile pot obține un control mai bun asupra ciclului de viață al proiectului și pot automatiza procesele de business. Acest lucru poate oferi:
- Raportare mai precisă privind profitabilitatea proiectului și alte KPI-uri
- Colaborare îmbunătățită între membrii echipei
- Utilizare optimizată a resurselor
- Facturare a serviciilor prestate într-un mod rapid și precis
- Gestionare a cerințelor clienților și, implicit, creștere a calității serviciilor
