ERP Tips & Tricks - Când o implementare poate eşua....?

Date: 20-03-2014
Author: Bit Software

Un lucru este evident - cu toţii ne dorim o implementare de succes, fie că ne aflăm în "barca" clientului, fie în cea a furnizorului. Un proiect, nu neapărat unul de implementare sistem ERP, este considerat un succes atunci când, în timpul şi în bugetul agreat sunt îndeplinite obiectivele stabilite la începutul proiectului.Totuşi, există proiecte de implementare care, în timp, sau chiar de la început se îndepărtează de la această definiţie. Unele din principalele motive pentru care o implementare este sortită unui eşec sunt:

1. Neînţelegerea obiectivelor stabilite la începutul proiectului, sau mai grav, lipsa acestor obiective. Există situaţii în care clientul ori nu ştie care sunt obiectivele lui de business, ori nu ştie să le exprime corect. E clar că în astfel de situaţii consultantul de implementare ar trebui să ştie să elimine aceste zone "gri". Bineînţeles că se poate întâmpla şi invers - consultantul de implementare să nu înţeleagă corect cerinţele clientului.

2. Agreerea unor obiective nerealiste. În cazul în care cerinţele/obiectivele clientului nu sunt acoperite, fie de gradul de expertiză al consultanţilor, fie de produs, atunci punctele neclare ar trebui listate şi reevaluate corect. Chiar dacă poate părea riscant pentru furnizor deorece, cu siguranţă vor apărea costuri suplimentare pe care clientul nu le-ar putea accepta,analiza şi acceptarea lor la începutul proiectului, constituie o garanţie a succesului proiectului.

3. Lipsa totală sau parţială a actorilor implicaţi în proiect. Sunt dese cazurile în care un proiect începe fară a se stabili cine sunt responsabilii de proiect, mai ales din partea clientului: nu există un project manger, un administrator de aplicație, un administrator IT sau de baze de date sau, cel mai grav, nu se poate determina cine este beneficiarul final al proiectului. Există şi cazuri în care toţi actorii sunt "listaţi" iniţial, dar pe parcursul proiectului "dispar" sau nu sunt implicaţi 100% - în aceste situaţii proiectul ar trebui suspendat/amânat.

4. Project management defectuos/lipsă matrice de comunicare. Toate problemele/obstacolele întâlnite în cadrul proiectului de implementare ar trebui comunicate şi analizate la timp prin realizarea de documente tip "Status Report". Lipsa de comunicare în cadrul unui proiect de implementare ERP (proiect care prin definiţie este unul complex) poate avea efecte grave, greu de recuperat până la sfârşitul proiectului.

5. Inițializări de date eronate. Orice sistem ERP are o dată de “lansare” în producţie (momentul T0). Procesul de migrare a datelor din sistemul vechi în cel nou este unul critic şi consumator de timp - cel mai important aspect îl reprezintă cel al iniţializării stocurilor - din experienţă - în 99% din cazuri, stocurile (lista articolelor/cantităţi/preţ) sunt "livrate" greşit de către client, iar nedepistarea lor la timp poate avea consecinţe grave asupra proceselor de tranzacții materiale ulterioare. În acest sens se recomandă verificarea şi testarea riguroasă a setului de date de import.

Acestea sunt cele mai importante cauze care duc la ratele înca mici de succes (20 - 30%) la implementările de sisteme ERP. Dacă se au în vedere încă de la inceputul implementării și ambele părți, client și furnizor, realizează importanța clarificării lor și punerii lor în practică, implementarea decurge lin și obiectivele sunt îndeplinite, iar sistemul ERP devine un ajutor de neprețuit pentru întreaga organizație.