Trainingul - unul dintre factorii care asigură succesul în implementarea și menținerea unui sistem integrat de gestiune în organizație

Date: 06-03-2014
Author: Bit Software

Sistemele ERP sunt in continuă schimbare datorită, în primul rând modificărilor din organizație și a actualizărilor generate de acestea, care duc la necesitatea de a adăuga/dezvolta noi funcţionalităţi, precum și datorită modificărilor legislative. În plus, creşterea numărului de utilizatori si sistemului integrat de gestiune (ERP) în organizaţie, precum şi migrarea acestora duc la necesitatea de training în mod recurent. În concluzie, training-ul de ERP este o activitate care nu se face o singură dată, ci trebuie continuată de câte ori este nevoie.

Si pentru a asigura continuitatea, crearea unui program de training si a materialelor necesare pentru buna desfășurare a acestuia sunt esențiale.

Suportul de curs necesar selectează informaţiile şi procedurile de lucru, le organizează într-o structură unitară, antrenând criterii andragogice. Acestea din urmă impun conţinuturi care să stimuleze dezvoltarea gândirii critice, capacităţile cognitive, aplicarea cunoştinţelor, dezvoltarea atitudinilor, dezvoltarea capacităţilor de cooperare, transferul informaţiilor spre alte situaţii sau de la tipic şi general la singular.

Se urmăreşte prin acestea asigurarea unei corelaţii dinamice între cultura profesională şi dezvoltarea personală a utilizatorului.

Suportul de curs este un instrument de lucru pentru trainer/formator şi utilizatori. Nu este singura sursă de informare pentru utilizatori, dar permite sistematizarea informaţiei esenţiale.

În selectarea conţinutului unui suport de curs intervine standardul ocupaţional care fixează competenţele comune şi competenţele specifice si schiţează elemente de conţinut.

Implementarea şi exploatarea/utilizarea sistemului ERP necesită alocarea unui buget (semnificativ). Trebuie evitată greşeala, general valabilă, de a face training-ul să devină o prioritate de la începutul proiectului de implementare. La început prioritare sunt acţiunile de analiză a activității organizației, definirea obiectivelor, simulările (build), setup- ul şi abia apoi urmează training-urile de introducere şi cele funcţionale. Programul de training trebuie să abordeze o privire de ansamblu şi să evidenţieze punctele forte ale sistemului ERP pentru conducere/management, un training avansat pentru echipa de proiect (administratorii de aplicaţie) şi un training funcţional pentru utilizatorii finali.

Un training ERP de succes trebuie să combine metodele tradiţionale, cele mai bune, cu simulările în sistemul ERP. Printre aceste metode se includ:

  • curs standard de introducere şi curs funcţional

  • cursuri la cerere pentru verificarea şi aprofundarea cunoştinţelor utilizatorilor

  • cursuri pentru prezentarea teoretică şi practică a funcţionalităţilor noi dezvoltate

  • cursuri online (webinare/conferinţe web) pentru utilizatori avansaţi şi/sau pentru prezentare şi simulare/exemplificare funcţionalităţi noi.

Fiecare metodă de training trebuie să fie adaptată în funcţie de etapa în care ne regăsim în cadrul implementării. Trebuie să ne asigurăm că livrăm metoda de training utilă nevoii identificate la momentul respectiv.

Suportul de curs trebuie revizuit şi actualizat permanent. Utilizatorii trebuie să înţeleagă diferenţa între formare şi învaţare. Trebuie să transmitem utilizatorilor cum îndeplinesc o anumită sarcină, precum şi de ce. De asemenea, utilizatorii trebuie să conştientizeze impactul propriilor acţiuni în sistemul ERP, şi implicit în organizaţie şi cum pot influenţa acţiunile celorlalţi. Trebuie să ne asigurăm că suportul de curs este aplicabil pentru rolurile utilizatorilor implicaţi şi că înclude o serie de teste practice/simulări.

Este utilă, de asemenea, monitorizarea progresului utilizatorilor. Într-un sistem ERP se poate monitoriza în timp real evoluţia şi se poate verifica introducerea cu acurateţe a datelor în aplicaţie pentru fiecare utilizator. Este foarte importantă instruirea administratorilor de aplicaţie (şi nu numai) de a analiza şi verifica evoluţia fiecărui utilizator cu privire la obiectivele sale şi pragurile de atins (milestones). Trebuie să ne asigurăm, că încă de la începutul cursului se transmit/comunică obiectivele şi pragurile de atins. Prin examinarea cunoştinţelor încercăm responsabilizarea utilizatorilor pentru a îndeplini cu succes obiectivele propuse şi ne asigurăm că s-a realizat transferul de cunoştinţe.

La finalizarea cursului este utilă completarea formularului de prezenţă şi de evaluare a cursului. Pentru îmbunătăţirea continuă a acestuia e important de aflat cum li s-au părut utilizatorilor noţiunile prezentate, modul de prezentare, materialele, simulările/exerciţiile, trainer-ul şi organizarea. De asemenea, sugestiile acestora de imbunătățire sunt la fel de utile. În funcţie de rezultatele obţinute, suportul de curs şi programul de desfăşurare pot fi ajustate. Se poate ajunge la concluzia că au rămas foarte multe întrebări fără răspuns sau că domeniul de aplicabilitate al cursului este prea larg pentru timpul alocat.

În concluzie, organizația fiind în continuă schimbare si sistemele ERP se schimbă pentru a răspunde nevoilor acesteia şi de aici nevoia permanentă de training (utilizând diverse metode) pentru toţi utilizatorii, iar pentru a asigura retenţia/acumularea de cunoştinţe este necesară adaptarea training-urilor în funcţie de performanţele angajaţilor şi evoluţia organizaţiei.

Autor: Dana Boarti - Consultant implementare BITSoftware