Implementarea ERP - O călătorie de o mie de leghe

Date: 01-04-2014
Author: Dora Manolescu

 

art2.jpg

 Orice implementare poate fi comparată cu o lungă şi dificilă călătorie.

Ne îmbarcăm cu toţii pe aceeaşi navă cu speranţa că vom ajunge în portul destinaţie. Dar numai speranţele şi bunele intenţii nu sunt suficiente pentru atingerea ţintelor.

 

Sunt multe teorii care ne învaţă cum să ne identificăm/definim obiectivele, cum să planificăm şi să controlăm atingerea lor, dar pe langă teorie invăţăm şi din greşeli (ale noastre sau ale altora). Prin urmare împărtăşirea experienţelor personale este la fel de utilă ca şi studiul.

De multe ori ne urcăm în “corabie” fără să ştim prea multe despre ea, fără să ştim cu cine vom călători şi care este “prognoza meteo”.

Vă incearcă o strângere de inimă? Vă întrebați deja cu ce ar fi bine să începeți? …Păi cu primul pas.

După câţiva ani în care am început proiectele fie după cum îmi spunea intuiţia, fie după cum spunea teoria, fie după cum dictau “autorităţile”, pot spune că analiza de la începutul proiectului de implementare ERP constituie baza pentru un proiect de succes. Nu am pretenţia că mai jos veţi găsi cheia unei analize perfecte, sunt doar câteva din experiențele adunate de-a lungul timpului (unele din ele dobândite după ce am făcut exact opusul a ceea ce scriu aici):

  • Asigurați-vă că vorbiți cu cine trebuie şi dacă pe parcurs vă dați seama că persoanele cu care ați început dialogul nu sunt cele potrivite, nu ezitați să solicitați completarea echipei ...nu degeaba teoria îi numeşte actori cheie. Există persoane care vă pot oferi informaţii despre desfăşurarea proceselor şi nevoile departamentelor implicate şi alte persoane care iau deciziile. Asigurați-vă că aveți parte de ambele categorii.

  • Analizați procesele relevante, concentrați-va în primul rând pe cele care sunt cele mai importante pentru organizație, și pe cele care par să nu meargă, este important mai ales atunci când bugetele sunt limitate şi trebuie minimizat efortul cu care să se poată obţine valoarea adăugată cea mai mare pentru client. Cu alte cuvinte, trebuie identificate procesele a căror rezolvare sau îmbunătăţire reprezintă un real beneficiu pentru client şi tratate în ordinea priorităţii în bugetul de timp şi bani alocat.

  • Dacă este un domeniu de activitate cu care trebuie să vă familiarizați, pentru a afla “tips-urile”, începeți analiza cu un proces simplu. Utilizați procesul simplu pentru a vă imbunătăți abilitățile de a analiza și documenta procesele mai complexe din organizaţie.

  • Identificați blocajele din procese. Eliminarea acestora odată cu implementarea unui sistem integrat de gestiune va fi percepută de client ca un beneficiu incontestabil, chiar dacă uneori este doar un efect colateral ERP-ului.

  • Documentați procesele analizate, folosiți diagrame, reluați aspectele pe care nu sunteți sigur că le-ați înţeles corect. Chiar dacă la inceput informaţiile sunt incomplete sau doar parţial corecte, documentarea aceasta se va dovedi un material valoros în etapa de conturare a soluţiei.Permiteți accesul clientului la aceste documente, cereți-i să facă un review, în acest fel aveți șanse mari să descoperiți unde informaţiile au fost asimilate greşit sau incomplet.

  • Diagramele sunt limbajul universal. Acolo unde cuvintele nu ne mai ajută pentru a ne face înţeleși sau pentru a-l înţelege pe celălalt, o diagramă poate face lumină.

  • Cereți părerea unei persoane independente pentru a vă asigura că procesul este corect documentat şi pentru a elimina ideile preconcepute. O persoană alocată pentru review ne poate oferi acea “privire din afară”.

  • Sfătuiți clienţii să întreţină documentaţia cu schimbările ce vor surveni asupra proceselor, urmărind şi impactul în ERP - cu scopul de a păstra calitatea şi acurateţea implementării acestuia. (Din păcate puţini înteleg utilitatea acestui efort înainte ca devierile să devină critice).

  • Agreați împreună cu clientul obiectivele rezultate din analiza de business, astfel încât aşteptările să fie aliniate, şi în acest fel să vă asigurați că priviți în aceeaşi direcţie cu acesta. De multe ori aşteptările clientului nu sunt în mod obligatoriu aliniate preţului plătit. Este important să fie semnalate acele aşteptări care nu se încadrează în bugetul proiectului.

În urma analizei ar trebui să înţelegeţi procesele de business, de ce are nevoie clientul de acest ERP şi care sunt beneficiile pentru organizaţia acestuia, astfel încât să puteţi agrea obiectivele, contura soluţia şi stabili un plan pentru atingerea obiectivelor dar …...mai presus de toate acestea, dacă doriți o relaţie de durată şi nu doar un proiect finalizat :

Nu uitați, cei cu care vorbiți sunt oameni şi nu sarcini sau obiective!