Despre Vechi și Nou

Date: 11-03-2014
Author: Dan Melinte

sau

Despre Reticența la schimbare a utilizatorilor și despre cum se transformă din adversari în aliați odată cu trecerea timpului și cu obicinuirea cu noul 'program’.

 

N-ați avut senzația că vă aflați pe un câmp de luptă, atunci când utilizatorii încep în sfârșit lucrul în ‘noul program’?

Eu da, all the time, sau în cea mai mare parte a implementărilor.

Într-un fel, implementarea unui ERP, aka ‘noul program’ este un război ’ iar noi, implementatorii suntem cei din linia intâi.

Ca să fiu mai clar: unde se petrece conflagrația, cine este inamicul și cine sunt aliații?

Terenul: este întotdeauna nou, plin de surprize și capcane: ești în deplasare, pe terenul clientului.

Aliații: sunt puțini, extremi de prețioși și foarte volatili:cînd ai mai mare nevoie de ei, nu sunt prezenți :).

Sunt de obicei acei stakeholderi care doresc să depășească stadiul curent și doresc ceva mai bun pentru ei și pentru firma pe care o dețin.

Inamicul: hmmm, cine este? unde este? Nu-i niciunde, vizibil.

Toată lumea este dornică să implementeze noul program, cât mai repede, cu încadrarea în buget și îndeplinirea obiectivelor. Doar așa ne-am angajat la kick-off meeting, nuuu?

Și totuși inamicul este acolo, ascuns, îi simt prezența, îi anticipez acțiunile, răbufnirile.

Rezistența la schimbare, a se citi Obișnuința, căci acesta este INAMICUL no. 1, este în fiecare dintre noi, atât în utilizatori cât și în implementatori.

Fiecare vine cu o moștenire serioasă de cutume, ferestre, ‘butoane’ pe care le știe pe de rost și pe care dorește să le regăsească în același loc cînd deschide calculatorul.

Și astfel te trezești într-o situație a la Caragiale: ‘ori să se revizuiască, primesc! dar să nu se schimbe nimica; ori să nu se revizuiască, primesc! dar atunci să se schimbe pe ici pe colo, şi anume în punctele esenţiale... ‘

Știm cu toții că implementarea unui ERP este de cele mai multe ori un cutremur, ba chiar un Tzunami aș putea spune, care mătură toate obișnuințele în calea sa, deci nici vorbă de a te încadra în cerința domnului Farfuridi.

Cum rezolvi această situație? (Sfaturi pentru implementator)

  • Frontal! Declară ‘război’ de la bun început obișnuinței.

  • Construiește un mesaj coerent despre faptul că o implementare are mai puțin de a face cu ferestre și butoane și mai mult cu oameni și cu un instrument care-i va ajuta să lucreze mai eficient.

  • Convinge-i că schimbarea este benefică, necesară și se face mult mai ușor dacă nu opun rezistența și acceptă faptul că ei sunt cei care trebuie să se schimbe, nu ERP-ul pe care-l implementezi.

  • Imersează echipa de implementare client cât mai mult în noul mediu de lucru, în toate fazele implementării, astfel încît transferul de ‘proprietate’ să se facă cît mai devreme.

    • In primele săptămâni de la începerea lucrului în mod real, utilizatorii încă percep aplicația ca fiind a implementatorului, nu-și asumă în mod real exploatarea acesteia. Este o aplicație străină pe care nu știu să o stăpînească în toate aspectele sale.

  • Asigură-te că la ‘masa implementării’ ai o echipă reprezentativă pentru organizația clientului: și management dar și utilizatorii finali, cei care se lovesc de realitățile cotidiene, pentru a evita diferențele de percepție asupra a cum se întâmplă de fapt lucrurile.

Și nu uita să fii optimist! încrezător în victoria finală, căci vei vedea cum peste un an de zile, utilizatorii îți vor zâmbi, vorbi relaxat ca unui vechi prieten.

Pentru că orice ai face, nu poți înlocui timpul de care fiecare are nevoie pentru a se obișnui cu noul mediu de lucru (iar cercetătorii britanici tocmai au dovedit că NOUL devine mai ușor de acceptat după ce s-a învechit puțin).